甲：近来上班越来越无聊，快发霉了，每一天，我真正工作的时间最多只有两个小时，有时连两个小时也没有，其他时间就发呆、MSN、聊天等等来消磨时间。
乙：有些时候工作忙得天昏地暗，有些时候则闷得发慌，真想换份工作，落差太大，有点受不了！
丙：我快疯了，每天都有做不完的事情，开不完的会议，都不能按时下班，甚至经常加班，几乎将所有时间都贡献给了公司！
你每天真正工作的时间有多少呢？看了上述几位的发言，你属于哪一类呢？你是否在时间管理上，出现了问题？来吧，以上问题证明你还不懂得——有效地分配时间！
【做时间的主人】
不管你是世界级富豪或是贫穷人，时间对所有人都是公平的，它不会为任何人停留、等待、没有替代品，也是无情的。
对于每个成功人士来说，时间管理是很重要的一环，时间是最重要的资产，每一分每一秒逝去，就不能回头，那你要如何有效地利用时间呢？
时间伴随我们一生，我们可以自由支配，然而我们许多人都忽视了时间的存在，我们必须学会管理自己的时间。
Ventrax管理私人有限公司的创办人温伽（Dr Venga）博士表示，一个不懂管理时间的人，不是有效的管理者；你连时间都管不了，则什么也管不了，有效的时间管理，是一切工作管理的基础，那你要成为时间的主人，还是时间的奴隶？
每天有86400令吉？
他指出，时间管理（Time Management）并不是把所有事情完成，而是更有效地运用时间。时间管理除了要决定你应该做的事情外，也决定什么事情不应该做，删掉不必要的事情。
“如果每天有8万6400令吉免费放进你的银行户口，而你必须当天把它花光，你会如何运用这笔钱呢？”
“真的有这样的好事吗？是的，那就是‘时间’（TIME）！每天每个人都有新的86400秒进帐，而你又是怎样利用这笔财富呢？”
一个人一天有24小时？
“不，扣除睡眠时间8小时，一个人每天只剩下16小时！”温伽博士如此表示。
“剩余的16小时，其中8小时工作，剩下8小时；一般上，我们上下班待在车内时间为2小时，那我们仅剩下6小时；洗刷、装扮等等，花1小时，剩下5小时；下班回家后剩余的时间，我们不是在发呆就是想着工作，那我们还有时间吗？我们懂得时间管理？”
直接进入重点
在经济学上有80/20法则，对于时间管理，这也是实用的。
“时间管理的80/20法则，就是对于生命中占有80%重要性的事情，我们往往只花了20%的时间去做，但却常常花了80%的时间，在只有20%重要性的事情上。
“举例，开会开上4、5个小时以上，我们可能花了大部分的时间，内容只是一些无关紧要的课题，这不只让我们感觉很闷，而且没有生产力，我认为20分钟的会议，已经是顶限，直接进入重点。”
“直接进入重点非常重要，麦肯锡公司曾经有过一次沉痛的教训，该公司曾经为一重要的大客户做咨 询。一次，麦肯锡的项目负责人在电梯内，遇见了对方的老板，该老板问麦肯锡项目负责人：‘你能不能说下现在的结果？’由于该项目负责人没有准备，即使有准 备，也无法在电梯内，30秒内把整个结果说清楚，最终，麦肯锡失去了这重要的客户。
“所以，直奔主题、直奔结果是非常重要的，一般情况下，人们最多记得一二三，不记得四五六，所以凡事要归纳在三条内。”
【时间管理原则】
●明确的价值观
如果你的价值观不明确，那你就不知道什么事是最重要的，当你的价值观不明确，那时间分配上肯定不好。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间，你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做你认为最重要的事。
●明确的目标，做你计划的事
时间管理的目的，是让你在最短的时间实现目标。比如，你今年有10个目标，那你必须将目标写出来，找出核心目标，再依次排列其重要性，然后依照目标，设定详细计划，照计划进行。我们经常计划做某件事，但往往都做了些不曾计划的事，别浪费时间做不是计划内的事情。
●改变想法
据时间行为学研究显示，一般上人们持有两种对待时间的态度，其一是“这工作必须完成，可是我很 讨厌这工作，所以我就尽量拖延”，二则是“这工作必须完成，虽然我很讨厌这工作，可是为了让自己能尽快摆脱它，所以我立刻行动。”当你有了动机，立刻踏出 第一步很重要，从现在开始，每天必须强迫自己，先完成最不想做的事。
●80/20法则
生活中难免会有一些立刻要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那意味着你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要的事情，而不是最紧急的事情，然而一般人都是做紧急但不重要的事。
●一个时间做一项任务
你不能在同一时间做不同任务，不过你能拥有多种技巧完成一项任务。如果你在同一时间，需要完成不同任务，到最后，肯定会出现问题。
●严格制定完成期限
你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。如果你有一整天的时间完成一项工作，那你就会花一天完成；如果你只有一个小时完成这项工作，那你就会在一小时内完成，所以，你必须严格制定一项工作的完成期限。
●时间日记
你花多少时间在做一些事情，把它详细记录下来，包括换衣、早餐、上网、开车等等花了多少时间，都一一记录，那你就会清晰地发现浪费了多少时间，这基本上和记账是同一个道理，找出浪费时间的根源，那你才能改变。
●列清单
把要做的每件事写下，你将能明确知道自己所要完成的任务。千万不要轻信自己的脑袋可以记得每件事情，当你看到自己的任务清单时，你将会产生紧迫感，同时也会更有效地完成任务。
●同一类事情，一次过完成
如果你在思考，用一段时间只做思考；如果你在做纸上作业，那段时间就只做纸上作业。当你重复做一件事情时，熟能生巧效率也会提高。
【浪费时间5大元凶】
温伽博士指出提高工作效率的同时，也要避免浪费实践的活动，以下为一般人最常见的5种浪费时间的原因。
他认为，浪费时间的原因包括，如做事目标不明确、作风拖拉、缺乏优先顺序、抓不住重点、过于注重细节、做事有头无尾、不简洁，简单事情复杂化、不懂的授权、不会拒绝别人的请求、消极思考等等。
“根据一项国际调查显示，一个效率糟糕的人与一个高效率的人，工作效率相差可达10倍以上。
“人们一般每8分钟就会受到一次干扰，每小时约7次，每天50至60次，平均每次干扰需用时约5分钟，总共约4小时，其中50至80%的干扰是没有价值的。”
“一个人如果办公桌乱七八糟，他平均每天为找文件或东西，花上约一个半小时。”善于利用时间的人不会把时间花在这些事情上，而会花在值得的事情上。
以下为一般人5点浪费时间的元凶：
●多做不必要的事情及干扰
你之所以觉得时间不够用，因为你把时间浪费在不必要的干扰。干扰是无可避免的，每个人总是有紧急事情需要处理，但你还是可以做一些防范工作。
各种干扰必然分散注意力，导致效率下降，唯一的方法就是与干扰隔绝。
比如，你可以申请两个电话号码，一是工作上使用，另个则是家人与朋友使用，那就可以避免在上班时间接到不是很重要或紧急的电话，减少无谓的干扰。
电子邮件使用也是一样，你可以设立不同的账号，以回复不同性质或类别的寄信人，让自己更有效地管理。
在下班前约半至一小时，你可回复内容比较复杂，或需要详细解说的邮件。
●当烂好人
不论别人有什么要求，都照单全收，为了顾客各种无理的要求，做了太多超出工作范围外的事情。你应该设定界限，哪些可以做，那些不可以，只要有清楚的原则，顾客一般都会接受，不然对方只会得寸进尺，吃亏的还是自己。
●重量不重质
工作效率的衡量并不是看你完成了几件任务，而是任务的价值。
以业务来说，工作效率不在于完成多少单生意，也许今天你只拿到一单生意，但是带来的收益，可能是过去半年的业绩总和。
●缺乏对突发事情的应对机制
当我们遇到突发事情需要立刻处理时，我们总会丢下手头的工作，去处理紧急的事情，不过，往往在仓促之间，我们不能作出最好的判断，而处理紧急事件后，又难以进入状态。
●对任务的轻重，把握不当
我们往往认为，紧急的事情，怎能不早早处理？不重要不紧急的，但是能让自己满足的琐事，怎能放弃？所以，这也致使我们浪费很多时间在处理一些琐碎的事情上。
根据80/20法则，我们应当进行如下的：
【人物简介】
温伽博士，76岁，他所自创的自我管理课程，曾让超过30万名商人带来利益。他首份工作是担任 保险代理员，过后转至药剂领域，并曾在Astra药厂出任董事经理一职长达24年。退休后的他，在全国举办超过1万场研讨会，并出了3本著作，包括《你可 以等多久以得到成果》、《珍惜眼前》、《平凡走向不平凡》。
资讯来源
http://www.nanyang.com.my/node/414414?tid=493
No comments:
Post a Comment